Mi is az az esküvői menetrend és miért jó, ha van?

Az esküvői forgatókönyv, vagy másképpen, esküvői menetrend, egy olyan dokumentum, melyben a Nagy Nap előkészítésétől kezdve, a lebonyolításán át, az elpakolásig minden apró, operatív, logisztikai részlet megtalálható. Ez egyrészt segít a Párnak, az esküvői szolgáltatóknak és a násznépnek is, hogy minden esemény gördülékenyen menjen az esküvő napján.

Az esküvői menetrend megléte azért is fontos, mert akár magatok szervezitek az esküvőt, akár szervező bevonásával, nem fogtok tudni az esküvő napján egyszerre két helyen lenni.

Egyrészt Nektek kellene irányítanotok a szolgáltatók munkáját, másrészt tájékoztatni és terelgetni a násznépet. Ezzel egyidőben pedig részt kellene vennetek az esküvőtökön. Ezt a megoldást nem ajánlom, ha önfeledten szeretnétek ünnepelni.

Az esküvői menetrend egy olyan része az esküvőnek, amit érdemes egy esküvőszervezőre bízni azért, hogy valóban mindenre megoldást találjatok ebben a pár oldalas összegzésben.

Ez lesz az a dokumentum, amit a fotós, videós, ceremóniamester, zenekar, főpincér el fog kérni Tőletek, hogy a lehető legprecízebben tudják majd végezni munkájukat a Ti Nagy Napotokon.

Miért fontos, hogy legyen esküvői menetrend a lagzi napjára?

Ahhoz, hogy az esküvőtök napján minden a helyén legyen, az összes szolgáltató tudja, hol, mikor kell a színre lépnie, kit keressen, ha valamilyen kérdése felmerülne, szükséges, hogy írjatok egy részletes esküvői forgatókönyvet.

Esküvőszervezőként a legtöbb esetben az én feladatom a forgatókönyv elkészítése. Ezt én többnyire úgy csinálom, hogy készítek egy forgatókönyvet az esküvő napjáról, majd emellé minden szolgáltatónak egy-egy külön menetrendet. Így az alap forgatókönyv mellett minden szolgáltató megkapja a saját szolgáltatására vonatkozó ütemtervet, a számára fontosabb információkkal.

Sok esküvőn okoz fennakadásokat, hogy minden szolgáltató az egy menetrendből dolgozik. Holott például a pincéreknek nem fontos a polgári szertartás hangosításával járó információ. Ezért érdemes külön gondoskodni arról, hogy a fő „csapásvonal” ismeretén túl minden résztvevő a számára valóban hasznos és fontos információk birtokában legyen.

Miért érdemes ezt egy esküvőszervezőre bízni?

Azért, mert egy nagy létszámú esküvőn, ahol megbízást kap 10-15 szolgáltató, az ifjú párnak egy hosszadalmas és megterhelő feladat lenne, mindenkinek külön kitalálni és megírni az egyéni menetrendjét.

Ezt a feladatot nehezíti, hogy sok esetben a menetrend megírása közben minden szolgáltatóval egyesével tisztázni kell, milyen előkészületekre mennyi időre van szükségük. Például, ha a DJ hangosítja a ceremóniát, akkor neki mennyivel a kezdés előtt kell elkezdenie a kipakolást. Ehhez a dekorosnak mennyivel előbb kell befejeznie a dekorációt, hogy a szertartásvezető is fel tudjon készülni az ifjú pár érkezésére.

Mikor készül el az esküvői menetrend?

A kész forgatókönyvet általában az esküvőt megelőző másfél hétben juttatom el a szolgáltatóknak, hogy nekik is legyen idejük átnézni, módosítani.

Természetesen, ha arra van igény, akkor a menetrend leadása korábban is lehetséges.

Másfél héttel a Nagy Napot megelőzően már illik egy programtervet összeállítani, hiszen addigra már tisztázódik a végleges vendéglétszám és a végső kívánságok is.  Ezt megelőzően még nem érdemes fixálni az esemény pontjait.

Ettől függetlenül természetesen jó, ha előre gondolkodtok és akár már a szolgáltatókkal történő szerződéskötéskor tudtok nekik mit mondani, milyen időtartamra vennétek igénybe a szolgáltatásaikat.

Mit tartalmaz egy esküvői forgatókönyv?

A legalapvetőbb dolgokkal indítom egy ilyen dokumentum összeállítását; saját, esküvőszervezői adatok feltüntetése, Menyasszony és Vőlegény elérhetőségei, Tanúk megjelölése/elérhetősége, az esküvőn szereplő szolgáltatók és kulcsemberek elérhetősége, kinek, kivel kell kapcsolatban állnia ahhoz, hogy a leggördülékenyebben tudja végezni a munkáját.

Ezt követően kerül megírásra egy pontos, időrendiséget követő programterv, mely az előkészülettől az elpakolásig mindent lefed.

Ez utóbbit attól függően állítom össze, hogy az esküvőtöket hány nappal korábban kell elkezdeni felépíteni. Gondolok itt a helyszín felépítésére, dekorálására, és más egyéb felkészülő feladatokra. Ennek eredménye képpen egy olyan lineáris időrendi sorrendet fogunk kapni, ami az esküvő napjának első pillanatától részletesen végig vezeti, milyen események mik után következnek, milyen időpontban és milyen helyszínen.

Ezt a tervezetet rajtatok kívül minden általatok szerződtetett esküvői szolgáltató és az esküvői helyszín is megkapja.

Esküvői forgatókönyv extrákkal

Kelléklista

A fentieken kívül a forgatókönyv mellé elkészítek egy kelléklistát a Nagy Naphoz szükséges kiegészítő eszközökről. Ehhez nagy segítség, ha az esküvői résztvevői közül (például a koszorúslányok közül) felelősök vannak megbízva. Így mindenki pontosan tudja kihez kell fordulnia például pót elemért, vagy fejfájás csillapítóért.

Költségvetés

Amennyiben szeretnétek, készítek egy költségvetési táblázatot, melyben összeírom, mely szolgáltatóknak szükséges még fizetni, kik azok, aki az esküvő előtt ki lettek fizetve.

Extrák

Az eddig említetteken kívül szívesen készítek Nektek csoportkép ötleteket, moodboard-okat, illetve mellékelem az általatok írt fogadalom szövegeket és az esküvőn résztvevők beszédeit is (hátha valaki a nagy izgalomban otthon felejti).

Miből áll egy esküvői menetrend?

Egy esküvői menetrend (tehát ez már a szolgáltatóknak átadott, esküvői forgatókönyv részlet) egy olyan dokumentum, mely az adott szolgáltatóra igazított, feladatainak időrendi sorrendjét tartalmazza.

Az összes olyan információ megtalálható benne, ami az adott szolgáltató számára fontos: mikorra kell a helyszínre érkeznie, ki fogja őt fogadni, mik állnak majd rendelkezésére és hol.

Ennek segítségével gyorsabban elő tudja készíteni a saját magának szükséges munkaterepet, könnyebben találja meg a segítségére kijelölt személyt.

Ezen felül pedig minden más olyan információt is mellékelek, ami segít, hogy gördülékenyebben menjenek az események.

Ezek az információk azért fontosak, mert ha adott a menetrendben az előbb említett információtömeg, akkor sok energiát és kérdést spórolnak meg a szervezők és a lebonyolítók.

Egyébként is hatalmas energiákat megmozgató rendezvény egy esküvő, de ha a szolgáltatók kellő képen vannak informálva, akkor ők is otthonosabban tudnak mozogni a terepen, ergo sokkal kisebb lesz a hibázási lehetőség. És ki ne szeretne baki mentes esküvőt? Kezeket fel!

Ki írja az esküvői forgatókönyvet és menetrendet?

Alapvetően jó, ha ezt a feladatot egy szakemberre tudjátok bízni.

Ha gördülékeny és minimális bakiszázalékkal rendelkező esküvőt szeretnétek, akkor érdemes egy olyan személyt keresnetek, aki már rutinos a rendezvények operatív szervezésében is.

Ez azt jelenti, hogy ő nem csak a rendezvényt látja, hanem azokat a momentumokat, dolgokat is, melyek szükségesek, hogy a háttérben észrevétlenül működjenek. Ennek eredménye képpen bátran dőlhettek hátra, hiszen biztosak lehettek benne, hogy senki nem fog pánikolva hozzátok rohangálni.

Az egészet már csak az koronázza meg, ha meg mertek bízni egy külsős személyben, az esküvőtök koordinálására. Nem, ez nem a ceremóniamester, mert ő a házigazdája az eseménynek, ami azt jelenti, hogy ott áll a násznép előtt és egy folytonos lelkesedéssel varázsolja szebbnél szebbre az estéteket. Az esküvői koordinálás egy háttér munka, aki csak és kizárólag azért van jelen, hogy összekösse a szolgáltatókat, eléjük tegye az éppen szükséges kellékeket, és a hirtelen létrejövő galibákat, konfliktusokat észrevétlenül kezelje a násznép tudta nélkül.

Egy esküvőszervező kezében a hagyomány, a szolgáltatók elérhetőségei, és az ifjú pár kívánságai egyesülnek csendesen. Ehhez viszont egy elengedhetetlen darab az esküvői forgatókönyv, melynek precíz megírása nem kis munka.

Ajánlott bejegyzéseim

Esküvőszervezési szolgáltatásaim